Cómo hacer el plan de comunicación interna de una empresa

Hacer el plan de comunicación interna de una empresa contribuye a que esté más organizada y lleve a cabo procesos completamente eficientes. Si crees que este es un aspecto en el que tu institución debe mejorar, ¿cómo puedes lograrlo? Existen una serie de pasos que te recomendamos aplicar.

¿Por qué es tan importante elaborar un plan de comunicación? ¿Qué beneficios obtiene tu empresa al apegarse a él?

¿Por qué hacer el plan de comunicación interna de una empresa?

Al hacer el plan de comunicación interna de una empresa se establecen metas, acciones y métricas. Con él se asegura que todos los departamentos o áreas que componen a una empresa estén correctamente comunicados. Cuando se alcanza este objetivo, el funcionamiento interno es óptimo.

Al ser un aspecto importante de una empresa, se deben tener en cuenta varios factores al elaborar este tipo de plan, son los siguientes:

• La situación actual de la empresa.
• Objetivos
• Mensajes que se necesitan transmitir.

Importancia de crear un plan de comunicación interna

Cuando la comunicación no es adecuada, la productividad disminuye y, por tanto, afecta el funcionamiento y los resultados que consiga la empresa. El sentimiento de confusión entre los empleados de la compañía hace que estos no se comprometan y sea difícil alcanzar los objetivos.

Sin una buena comunicación, las personas que trabajan en una empresa no saben lo siguiente:

• Qué tareas deben llevar a cabo.
• La prioridad que tienen que dar a los trabajos que realizan.

Pasos para hacer el plan de comunicación interna

El proceso en el que se crea el plan de comunicación interna está compuesto por varias fases. Estas determinan los pasos que cada empresa debe seguir, a continuación, las definimos:

1. Análisis a la empresa

Lo principal es saber cuál es el estado actual de la comunicación profesional entre los empleados y departamentos de la empresa. Para eso, te sugerimos responder las siguientes preguntas:

• ¿Cómo se comunican los empleados en la actualidad?
• ¿Cuál es el grado de interacción que se quiere alcanzar?

Lo ideal es que se haga una auditoría externa, pues así se obtiene una idea imparcial de la comunicación. También se puede pedir a los empleados que hagan una encuesta o llenen un cuestionario anónimo.

2. Selección de los objetivos

En este paso se establece qué se desea obtener con el plan de comunicación interna de una empresa. Por ejemplo, optimización de las reuniones o reducción de los errores. Luego, se informa a los empleados los objetivos del plan.

3. Definición de las acciones y de los mensajes

Se debe crear una estrategia para determinar qué acciones ayudarán a alcanzar los objetivos. Además, se escogen los mensajes a difundir, estos son muy importantes ya que son los pilares del plan de comunicación.

4. Medios de comunicación interna

Antes de comenzar a llevar a cabo el plan, no olvides establecer los medios de comunicación a utilizar. Las opciones son:

• Personal sin soporte electrónico: incluye desayunos de trabajo, guías y reuniones.
• No personal sin soporte electrónico: se comparan a las estrategias de publicidad, pero adaptadas a la comunicación dentro de una compañía. Algunos ejemplos son las revistas, los circulares y los tablones.
• Personal con soporte electrónico: en esta opción se aprovechan las tecnologías, la más utilizada en la actualidad es la videoconferencia.
• No personal con soporte electrónico: a través de un sitio de internet o correo electrónico.

5. Inicio del plan de comunicación interna y evaluación del mismo

El proceso no termina cuando se llevan a cabo las estrategias que componen el plan de comunicación. Luego de iniciar, es imprescindible evaluarlo con regularidad con el objetivo de determinar cuán efectivo es y si está beneficiando a la empresa.

¿Qué pasa si encuentras algún problema? Determina cuál es la causa y establece una estrategia para eliminarla o corregir la situación.

No dudes en implementar un plan de comunicación

Un plan de comunicación interna de una empresa es uno de los pilares de la misma, así que no dudes en crear un plan que te ayude con ella. Si tienes alguna duda sobre este tema, nos puedes contactar y con gusto te daremos guía especializada.